¿Cómo reducir costos y aumentar la productividad? ”Costos Ocultos”

Es común que al establecer las metas de la empresa o negocio  definas el nivel de utilidades deseadas y ante esta circunstancia, las estrategias como el incremento de las ventas, la disminución de costos y gastos sean las primeras en aparecer en tu mente. Aunque esta actividad es urgente para la existencia de la empresaHoy te propongo que antes de éstas, realices un análisis sobre la productividad y calidad de los procesos en la empresaevitando que tus estrategias fracasen. Las diferencias entre el funcionamiento esperado y el real suscita el medio adecuado para los costos ocultos.

Los costos ocultos son aquellos gastos que no son productivos o esenciales para el funcionamiento de la empresa y que suelen pasar desapercibidos para los sistemas contables, perjudicando a la cuenta de resultados. El peligro que tiene este concepto es el de considerarlos como un caso aislado y de poca importancia sin embargo, la recurrenciacantidad y el periodo en que se ejercen son los que definen su relevancia.

Según el Instituto de Socio-Economía de Empresas y Organizaciones (ISEOR) Los costos ocultos representan, según el tipo de empresa, entre 15,000 y 60,000 euros por persona y al año.

5 pasos para descubrir los costos ocultos.

  1. Análisis de los procesos de la empresa.
  2. Medición de las áreas estratégicas de acuerdo a los objetivos de la empresa con indicadores.
  3. Analizar y mejorar las fuentes de información.
  4. Agrupar y conformar las bases de datos, para sustentar la medición.
  5. Realizar las correcciones y establecer las métricas e indicadores de desempeño para mantener el control.​

CostoDescripciónRecomendación
LegalLas obligaciones laborales y de impuestos son dos de los principales costos ocultos a los que se enfrenta el emprendedor. No cumplir estas leyes puede implicar graves sanciones.Asesoramiento en materia fiscal y laboral constante, de preferencia externo, ya que eso permitirá obtener opiniones y estrategias objetivas.
Incluye este concepto en las políticas de flujo de efectivo.
Talento directivoLa habilidad de la empresa para alcanzar sus objetivos depende de este pequeño grupo de personas.La delegación eficiente de las tareas permite alcanzar los objetivos con eficiencia, eficacia y menor esfuerzo.
Estimular las soluciones creativas para crear nuevas oportunidades de negocio.
La empresa deberá procurar, observar, atraer y retener al talento que se incorpora para mantenerlo dentro de la organización.
Rotación de personalContratar un nuevo empleado y capacitarlo es un costo económico, de tiempo y productividad.Busque retener, capacitar e incentivar a los empleados que tiene ,evite dejarlos ir siempre que la causa no sea mal desempeño o falta de honestidad. Esta opción es más barata.
Personal y mano
de obra no productivo
El personal disminuye su rendimiento por diversas situaciones es importante resolverlas pues además de evitar el costo por rotación de personal, afecta la productividad del negocio.Realice acciones de integración del personal, un mal ambiente laboral puede generar disputas internas que afectan los procesos.
Sea puntual y preciso en el pago de los salarios, evite dudas en su personal sobre sus percepciones.
Las tareas exigidas a los trabajadores y empleados no cumplidas generan, frustración y temor cuando no cuentan con los conocimientos, habilidades o destrezas capacitar es la solución.
Desperdicios en materia prima y materiales.Los desperdicios o faltantes en el consumo de materiales y materia prima impactan directamente sobre el costo del producto o servicio.Los desperdicios pueden ser indicio de procesos deficientes o no actualizados.
Los robos evidencian las deficiencias en los controles de bodegas y almacenes.
La guarda y custodia de materia prima y materiales debe extenderse para vigilar las caducidades y vencimientos.
ObsolescenciaLa diferencia entre productos y servicios es mínima en el mercado actual, por lo que no prestar atención a la diferenciación o modernización de los mismos, significa estancarse en las ventas.Rediseñar la imagen de su producto o servicio, mejorar sus cualidades o acompañar en su venta con un producto que sea complementario y atractivo para el consumidor.
LogísticaLa necesidad de trasladarse por motivos del servicio o entrega de producto ocasiona costos que deben ser vigilados.Realice y actualice constantemente su planeación logística, explore otras opciones.
ReposiciónEl error más común es buscar un ahorro en la compra de equipos con características básicas que rápidamente se hacen obsoletos.Adquirir modelos de última generación, le dan la oportunidad de hacerlos crecer con poca inversión, además de disminuir los costos de mantenimiento y un mejor desempeño.
Mal servicioTiene un doble efecto las pérdidas económicas y de imagen, ambas se llegan a convertir en un lastre del crecimiento de las empresas.Implementa un estricto plan de atención, satisfacción y seguimiento del cliente.

“En general el empresario conoce muy bien en qué gasta, pero no siempre el por qué”.

Si bien te presenté aquí una lista de los conceptos más comunes donde pueden encontrarse, también hay que reconocer que dependiendo de las características de cada empresa, estos podrían existir bajo otros conceptos.

Para esto Contabilidad Global ha diseñado para ti el Panel de Control Empresarial, que es una solución fácil y rápida para enfrentar esta problemática, a través de tu contabilidad podrás finalmente obtener las soluciones y descubrir la composición de tus costos durante el periodo de tiempo que desees analizar, permitiéndote cuestionar con seguridad la relevancia de estos costos para los objetivos de tu empresa. Así como “gota a gota, el agua es broca y al fin perfora a la roca”, los costos ocultos pueden poco a poco pero invariablemente quebrar tu empresa. Haz de este riesgo una oportunidad de crecimiento, no la dejes pasar y únete a los profesionales de Contabilidad Global en donde encontraras una palanca para potencializar tú esfuerzo de mejora continua. Incremento de productividad y alcanza tú éxito.

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